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過勞的問題在台灣逐漸受到重視，因此「出勤紀錄」是勞動檢查的最主要項目之一方式那麼多，哪一種最適合公司呢？你知道除了打卡除了記錄出勤時間之外，還能有更多事半功倍功能嗎？
出勤紀錄管理為什麼重要？
《勞動事件法》第38條：出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。
《勞動事件法》於2020年實施，政府期望透過對出勤紀錄的重視，解決勞工超時工作、企業違規等問題，更強調出勤記錄的完整性，也賦予出勤紀錄更重要的使命－出勤記錄具有推定效力，也能舉證加班的門檻。
此外，《勞基法》第30條也明定出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止，並詳列正常工時、延長工時的規範，以減少勞工超時工作、或雇主違規未支付加班費的情況。
因為《勞動事件法》上路，輔以《勞基法》更強的力道，出勤紀錄是企業應該首要重視的項目。
出勤紀錄要注意什麼呢？
出勤紀錄並不是隨便記載就可以，如違規替勞工記錄出勤，也將面臨高額罰鍰。公司在出勤紀錄上應注意以下幾個重點，以確保資料符合規範並具備法律效力：
出勤紀錄應有員工姓名。
有出勤即需有紀錄，需逐日記載出勤情形。
出勤紀錄單位應至「分鐘」，因此只打卡整點的不合格。
勞工如要求出勤紀錄副本，雇主不能拒絕。
雇主應保留出勤紀錄至少5年。
無論什麼樣的工作形式（如遠距辦公、外勤、出差），都需有精確的出勤紀錄。
如何選擇打卡方式？
《勞動基準法施行細則》第21條：本法第三十條第五項所定出勤紀錄，包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。
法律並未強制出勤紀錄的方式，可使用簽到簿、傳統插卡式的打卡鐘、門禁感應刷卡機、指紋辨識系統、人臉辨識系統、電腦或手機系統打卡等等，只要有符合上述出勤紀錄應具備的內容，都是被允許的。
既然如此，哪一種打卡方式更適合公司呢？以下就為大家分析4種常見打卡方式，詳讀之後一定可以找到適合公司的打卡機制！
插卡式打卡鐘：操作簡單，但容易代打、且需手動計算出勤
插卡式的打卡鐘因為容易取得、操作簡單、且前置成本較低，是傳統中小企業最常使用的打卡方式。
這種方式因為操作簡單，「代打卡」的情形也容易發生。除此之外，看似成本較低，但其實後續會有其他需持續付出的成本，如購買出勤卡、色帶及維修；最令人詬病的地方是，出勤卡需人工核對出勤紀錄，容易出錯、也耗時費工，將造成人事管理的潛在負擔。
適合族群：公司規模小、員工人數極少，員工年紀較高，且不會有異地辦公的情形之公司。
卡片感應式打卡：出勤管理容易，但需管理卡片、異地辦公無法使用
感應式打卡是最多大型企業使用的方式，通常會將員工識別證、交通卡、門禁卡等設定為打卡工具，操作簡便，卡片感應後打卡機，打卡記錄就會自動儲存於系統內，方便人資核算薪資。
通常使用員工識別證同事作為門禁卡、打卡的卡片，能大幅降低代打的風險，如有配合的結算系統，自動上傳的功能也讓人事管理、薪資計算上輕鬆很多。
但這樣的方式並非沒有缺點，除了機台成本較高之外，如出差或異地工作，打卡就會成為問題；如公司有較多兼職人員、或人力流動較高，則也會造成卡片管理困難；最後是員工難免有忘記帶卡的情形，就需要額外的機制做處理。
適合族群：員工上班地點固定，人力流動低的公司，大、小公司規模皆可適用，但建置成本稍高。
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生物辨識打卡機：最能避免代打卡，但系統容易當機、有個資問題
指紋辨識、人臉辨識等生物辨識的打卡系統是最能避免「代打卡」情況的系統，除此之外，也無需管理卡片、或擔心員工忘記帶卡。
生物辨識打卡機幾乎具備多數感應式打卡機的優點，但除了設備系統建置成本較高外，生物辨識打卡方式辨識需要的時間較感應式打卡機長、且較容易因指紋淺、口罩、戴眼鏡等狀況辨識失敗，將造成打卡速度較慢的情形，如員工人數較多，建議設置多個辨識打卡機台，否則巔峰上班時間可能因此大排長龍。此外，個資問題也是這種系統容易讓員工產生疑慮的地方，因此也需有個資管理的配套措施。
再者，生物辨識打卡系統仍無法解決感應式打卡系統的最大問題，即出差、異地辦公等狀況，需額外安排出勤紀錄方式。
適合族群：員工上班地點固定，大、小公司規模皆可適用，但建置成本較高。
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線上打卡：最彈性省時，居家辦公、出差的最佳選擇
受到先前COVID-19疫情影響，越來越多企業發現傳統的幾種打卡系統並無法管理異地辦公、居家辦公的情形，因此陸續有公司導入線上打卡系統。
依不同的雲端人資系統，線上打卡系統有網頁打卡、手機APP打卡、LINE卡打等多元選項，也能解決遠距打卡、異地辦公的情形。這種打卡系統沒有實體機台建置成本，打卡使用帳號綁定、IP篩查、GPS定位等也可以解決代打卡的情形發生。
但也並非完全沒有缺點，這種方式大多需購買雲端系統會員、需要網路才能打卡；雖然如此，但現代人幾乎不可能沒有手機、網路，加上雲端系統的彈性，能解決相當多的問題，透過系統出勤紀錄整合，可以自動核對員工出勤、請假、加班等等，可說是利大於弊非常多，因此越來越成為新創公司、小公司小高效率解決人事管理問題的首選。
適合族群：幾乎所有公司可適用，適合想提升管理效率的公司。唯獨如員工較為高齡，不熟悉網路及網路使用，需較多操作教學時間。
企業選擇出勤管理方式應根據自身規模、工作型態和人員流動性，也應綜合檢視前置即後續成本、操作方便性及是否能彈性運用等條件，進行全面評估。
雲端打卡系統可以成為人資堅強的後盾，運用系統紀錄及運算，既不怕出勤計算錯誤，系統提醒也能避免公司踩到法規紅線。雖然系統需支付會員費用，但卻能因此省下大量人事管理的時間，讓新創公司能專心於業務經營，減少人事管理問題及研究法規的負擔！
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