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「勞動檢查」聽起來就令人慌張!的確,因為勞檢通常並不會事先通知,許多企業往往等到檢查員已經站在門口,才匆忙準備人事相關資料,甚至企圖阻擋或拒絕檢查。而這樣其實已經違反勞檢法的規定,建議各位企業主與人資未雨綢繆,從容勞檢,輕鬆不受罰!
為什麼會有勞動檢查(以下簡稱「勞檢」)?
根據《勞動檢查法》第14條,檢查員可隨時進入事業單位進行檢查。「勞動檢查」可能會令公司、雇主緊張,但了解其背後目的與檢查項目,可以讓您掌握應對策略,從容應對。
根據勞動部職業安全衛生署的官網說明,勞檢的主要目的在於:
「為提供勞工安全衛生的工作環境,保障勞工身心健康及基本勞動權益,政府已訂定相關勞動法令作為雇主應作之義務,而「勞檢」是政府落實勞動法令的重要憑藉。」
勞檢主管機關為何?由誰負責進行呢?
勞檢由中央、地方分工進行,權責在勞動部職業安全衛生署也有清楚說明:
中央執行安全衛生檢查:由中央設置的「勞動部職業安全衛生署三區職業安全衛生中心」負責,亦可能委任相關機構,以「宣導、檢查、輔導」併進策略進行勞檢,其中特別會針對高風險行業列為優先檢查對象。
地方政府執行勞動條件檢查:各地方主管機關負責檢查,檢查範圍包含《勞動基準法》和《性別工作平等法》等法令是否遵守,並優先檢查常態性違規或僱用弱勢族群(青少年、派遣工等)較多的企業。
勞檢的觸發原因:企業是否被列為優先檢查名單?
隨著勞基法的更新、一例一休政策上路,勞檢強度增加,政府勞檢的原則為「違反舊法會直接開罰、違反新法則會先輔導」。政府除針對高風險行業優先檢查外,被檢舉的公司當然也是受稽查的大戶。企業需特別注意以下幾點,以免成為勞檢的主要對象:
超時工時:如員工工時超過《勞基法》規定,您可能成為檢查目標;包含加班超時、休假日工作等等,如讓員工超時工作,很可能因此被檢舉成為勞檢重點執行單位喔!
缺乏出勤紀錄:《勞基法》規範企業必須有出勤記錄,雖然有很多公司可以居家上班、或彈性工時,但仍需讓員工紀錄出勤。無法提供員工上、下班紀錄,可是前幾名勞檢罰款的項目。此外,有些公司也有提供不實的出勤紀錄,甚至每位員工、每天上下班時間相同,這也絕對是違法的喔!
違法短付或遲付薪資:如不符合《勞基法》標準,如遲到超額扣薪、病假扣全薪、加班未給加班費等等,也是企業常被檢舉的項目,當然也會成為勞檢大戶,如查證屬實也將被罰款。
未提供或裝設安全設備:前面有提到高風險行業是優先檢查對象,因此高職災的行業,如營造、運輸、航空、礦業等等,都是勞檢優先對象,為確保勞工安全,這些安全設備有沒有依規定提供與裝設當然也是重點檢查項目。
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勞動檢查要注意什麼?應該準備什麼資料?
員工名冊:需包含員工基本資料、到職日期、工資、勞保資訊等等,並保留至離職後五年。
勞動契約:無論紙本或電子檔,勞動契約必須妥善保存。
出勤紀錄:工時彈性也需清楚記錄,並沒有一定的形式,使用簽到簿、打卡機、門禁卡、電腦打卡等,都可以被接受,但需記有完整上班、下班記錄,以計算出勤時間。
工資清冊:需列出每位員工的工資細項及總額,特休日期、與未休時間,如有未休畢之特休也要有確實折抵工資給勞工的紀錄。
勞健保投保紀錄:包含勞保、健保、職災保險,都需準備完善。
加班申請單:加班建議有實際的規範,加班申請單上應有勞工簽名同意。
排班表:如是排班工作,應有班表,重點檢查目標為是否符合一例一休原則,確保員工每七日有一日休息。
工作規則及核備函:三十人以上公司需將工作規則送至主管機關核備,如果沒有核備,即便有工作規則,仍有高機率會受罰。
性騷擾防治措施:超過三十人的公司需制定公開的防治辦法,需有防治、申訴管道、還有碰到之後的懲戒辦法,並公開張貼或公告在員工容易看見的地方。
勞資會議紀錄:公司人數只要超過三人,就需有勞資會議記錄,且至少每三個月舉辦一次,其中如延長工時(加班)、休假日工作、彈性工時、女性夜間工作等是勞資會議的重點討論內容,需在會議紀錄中記錄完善並取得勞工同意。(延伸閱讀:勞資會議紀錄怎麼做?從勞基法條文到實務執行,跟著做就對了!)
提前準備,迎接勞檢無懼挑戰
千萬不要等到勞檢員上門時才匆忙應對。縱然科技與設備發達,偽造相關資訊很容易,但也是雙面刃,同樣容易被查到相關文件的修改時間、更改內容,此外,如企圖竄改資料,除違法勞檢與勞基法規範外,還需面臨偽造文書的刑責,是公訴罪。
台北市政府勞動局也有提供勞動條件自主檢查表,建議企業可以定時定期檢視,以確保公司營運合法,避免不必要的風險。
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